Anonim Şirketlerde Elektronik Yönetim Kurulu

Giriş
Kanun koyucu, 6102 s. Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) ile geleneksel yöntemlerin yanı sıra gelişen teknoloji ve küreselleşmenin yansıması olarak elektronik tebligat, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamlarda yapılabilmesi, ticari defterlerin elektronik ortamlarda tutulabilmesi gibi teknolojik gelişmelerden faydalanılabilmesini öngören birçok yeni düzenleme getirmiştir.

Esasında genel kural, yönetim kurulu üyelerinin fiziki toplantı yapmak suretiyle toplanması olup üyelerden hiçbirinin toplantı isteğinde bulunmaması halinde elden dolaştırma suretiyle de karar alınabilmektedir. TTK ile tanınan üçüncü bir imkân ise yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasıdır. Böylelikle yönetim kurulunun fiziksel ve zamansal engellere takılmaksızın anlık karar alabilmesi sağlanarak şirket yönetiminin kolaylaştırılması ve olası risklerin en aza indirilmesi amaçlanmıştır. Nitekim yönetim kurulunun şirketin yönetimi açısından devredilmez görev ve yetkileri olup yönetim kurulunun ihtiyaç zamanında toplanamaması şirket işleyişini olumsuz anlamda etkileyecek ve bu durum yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğunu da gündeme getirecektir.

Elektronik Yönetim Kurulu Yapılabilmesinin Şartları
Yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesinin kanuni dayanağı, TTK madde 1527’dir. Bu hükme göre, elektronik ortamda yönetim kurulu toplantılarının gerçekleştirilmesi ya da bazı üyelerin fiziki katılım sağlayamadığı kurul toplantılarına elektronik ortamda iştirak edebilmesi mümkün olmakla beraber, bu hususların esas sözleşmede düzenlenmiş olması şarttır. Elektronik yönetim kurulu için ayrıca şirketin bu amaca özgülenmiş bir bilişim sistemine sahip olması gerekir.

Bu minvalde, elektronik yönetim kuruluna ilişkin detaylı düzenleme Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’de (“Elektronik Kurullar Tebliği”) yer almaktadır. Elektronik Kurullar Tebliği’ne göre, elektronik yönetim kurulu yapacak şirketin bir Elektronik Toplantı Sistemi (“ETS”) kurması bunu tescil ettirmesi ve ilan etmesi gerekir. Kurulan ETS’nin asgari olarak; ilgili ikincil mevzuatta belirlenen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve siber saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekir.

Elektronik Yönetim Kuruluna Katılım ve Karar Alınması
Elektronik Kurullar Tebliği’nin 9. maddesi uyarınca yönetim kurulu toplantısına çağrı ile birlikte elektronik ortamda toplantıya katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime hazır bulundurulmalıdır. Yönetim kurulu üyesinin elektronik ortamda yapılacak olan yönetim kurulu toplantısına katılması herhangi bir izne bağlı olmayıp elektronik ortamda toplantıya katılacağını bildirmesi yeterli olacaktır. Bunun için şirketin internet sitesindeki elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini toplantı tarihinden bir gün önce güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin KEP (kayıtlı elektronik posta) hesabına iletmesi gerekir. Böylece katılma talebini alan şirket, üyenin toplantıya katılabilmesi için yönetim kurulu toplantısından bir saat önce erişime açılan Elektronik Toplantı Sistemine (ETS) erişim için gerekli tanımlamaları yapar.

Yönetim kurulu üyesi güvenli elektronik imzasını kullanarak sisteme giriş yapar ve ETS üzerinden yazılı veya sesli olarak gündeme ilişkin görüşlerini beyan edip önerilerde bulunup gündem maddesini oylar. Toplantı başkanı, oylama sonucu varsa muhalefet beyanlarını yönetim kurulu kararına ekler.

Yönetim kurulu kararları elektronik ortamda imzalanabileceği gibi daha sonra fiziki imza ile de kayıt altına alınabilir. Sonrasında ise tescili zorunlu kararlar Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne (MERSİS) aktarılıp ilgili ticaret sicil müdürlüğüne tescil ve ilan edilir. Ayrıca yönetim kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılacak olması, TTK veya esas sözleşmede düzenlenen toplantı ve karar nisapları etkilemeyecektir. Buna göre esas sözleşmede ağırlaştırıcı hüküm bulunmadıkça yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğu ile yönetim kurulu toplanacak ve toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile karar alacaktır.

Sonuç
TTK madde 1527 ile anonim şirketlere yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda gerçekleştirme imkânı tanınmış olup diğer yandan kanun ve ikincil mevzuatta belli şartlar aranmıştır. Yukarıda belirtilen şartları sağlayan her anonim şirket elektronik yönetim kurulu yapabilecektir. Yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması ile özellikle yabancı sermayeli şirketler bakımından karar alma süreci hızlanmış ve şirketlerin hem zaman hem mali açıdan menfaatlerini maksimize etmesi kolaylaşmıştır. Mevzuata uygun bir elektronik yönetim kurulu yapılmaması durumunda ise toplantının ve alınan kararların hukuken geçerliliği sakatlanmış olacak ve şirket yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu gündeme gelebilecektir.